מכרזים? זה לא כזה מפחיד

אחת הדרכים ליצירת הכנסה קבועה ולאורך זמן לעמותה שלך היא זכייה במכרז. אבל – כדי לזכות במכרז צריך קודם כל לגשת אליו.

הגשת הצעה למכרז היא תהליך מורכב יחסית, שדורש משאבי זמן וכסף משמעותיים. לכן - חשוב לברור טוב את המכרזים אליהם ניגשים, להעריך את סיכויי הזכייה ולדעת גם להגיד ש"למכרז הזה לא ניגשים".

עובדה: במרבית המכרזים אליהם ניגשים - לא זוכים! נתון די ברור, אבל עדיין לא צריך לרפות את הידיים. יש מכרזים שבהם כן זוכים.

אחרי מספר רב של מכרזים אליהם ניגשתי או ליוויתי במסגרות שונות, זיקקתי כמה טיפים שיכולים לסייע הן בקבלת ההחלטה והן בהגשה עצמה:

1. לקרוא את המכרז!! פעם, פעמיים ושלוש

נשמע טריוויאלי, אבל לא פעם נתקלתי בהגשות שלא היו צריכות להיות מוגשות, ושרפו לעמותה הרבה זמן וכסף. הדוגמה הבולטת ביותר היא של אי-עמידה בתנאי הסף: בכל מכרז מוגדר מי רשאי לגשת אליו (למשל מחזור כספי, ניסיון בשנים האחרונות, מספר פרויקטים וכו'). לא עומדים בתנאי הסף - אין טעם לגשת.

2. משהו לא ברור? לשאול

בכל מכרז יש אפשרות להעביר שאלות הבהרה. אם משהו לא ברור, עדיף לשאול מאשר לטעות. בנוסף, התשובות מפורסמות לכל המתמודדים, כך שגם משאלות של אחרים אפשר להפיק מידע חשוב.

אמצעי נוסף הוא השתתפות בכנס ספקים, אם יש. מעבר למידע שמוצג בו, אפשר לראות מי המתמודדים האחרים. תמיד טוב לדעת מי מתמודד מולך.

3. לקרוא את המפ"ל

מפ"ל הוא "מסמך פרמטרים לבדיקה", על-פיו בודקים את ההגשות ונותנים להן ציונים. ניתוח מעמיק של המפ"ל יכול לסייע בתכנון אסטרטגיית ההגשה והצעת המחיר: על מה מקבלים את מירב הניקוד? איפה אנחנו עשויים להפסיד ניקוד? מה היחס בין ציון איכות למחיר?

לדוגמה - אם אנחנו מעריכים שנקבל ניקוד איכות גבוה, נוכל לשקול הצעת מחיר גבוהה יותר, ולהיפך.

4. לספר את הסיפור שמתאים למכרז

ברור שאנחנו נהדרים ומקצועיים ועושים עבודה חשובה אבל מכרז הוא על דרישה ספציפית וממוקדת לפעולה מסוימת, ותפקידנו לשכנע שאנחנו יכולים לבצע את הפעולה הזו באופן הטוב ביותר, מנקודת מבטו של עורך המכרז. אחד ה"טריקים" המרכזיים הוא לסנן מדרישות המכרז את מילות המפתח, ולשלב אותן בהצעה שלנו, במידת האפשר.

ואחרון חביב:

5. ניירת, חתימות והגשה. החלק ה"כייפי"

להפסיד מכרז למרות שעשיתם הכל נכון - קורה, והרבה. להפסיד במכרז כי שכחתם לשים חותמת על אחד הדפים או כי הבנק שינה מילה אחת בכתב הערבות - זו כבר פאדיחה, וגם זה כבר קרה לי (עדות אישית – הרגשה מאד מאד לא נעימה).

כמו בסעיף הראשון - לעבור פעם, פעמיים, ושלוש, ולתת לעוד מישהו לעבור. מניסיון, תמיד מוצאים משהו לתקן.

וכמובן - כמה עותקים מבקשים? בכמה מעטפות? מה לכתוב על המעטפה? איפה ומתי להגיש ובטח לא לאחר 5 דקות ובגלל זה להיפסל (האם קרה לי? לא מגלה).

בהצלחה